Digitales Besucherbuch Zutrittskontrolle Firmenrichtlinien Software für Besucher

Immer mehr Betriebe benötigen einen Nachweis über den Grund und die Dauer von Besuchern auf Ihrem Werksgelände. Auch wenn dieser Nachweis für zertifizierte Betriebe bereits zur Pflicht geworden ist, hat ein Besucherausweis auch gewisse Vorteile. Da die Anschaffung von einem digitalen Besucherbuch für kleinere Betriebe z.T. eine große Investition bedeutet, wurde diese Software mit allen relevanten Funktionen,  auf der Basis von MS Excel kostengünstig entwickelt.

Im Angebot steht eine Software zur übersichtliche Zutrittskontrolle mit Ausgabe von Besucherscheinen und Firmenrichtlinien. Im Programm können auch weitere Formulare hinterlegt werden, die einem Besucher vor dem Zutritt ausgehändigt werden können.

Z.B. die Hausordnung oder Hinweise auf die UVV oder Hinweise auf das Verhalten im Brandfall u.s.w.

Und so funktioniert die Software.

Die Software sollte von einer Zentrale oder vom Empfang aus bedient werden. Wenn ein Besucher erwartet wird, werden die Daten wie z.B. das Besuchsdatum, der Name, der Grund vom Besuch, das mögliche KFZ Kennzeichen, der Ansprechpartner u.s.w. in die Planungsoberfläche eingetragen. Für diese Anmeldung besteht ein separates  digitales Formblatt, was an alle möglichen Abteilungen verteilt werden kann. Dieses Formblatt wird bei einer Anmeldung vom Abteilungsleiter ausgefüllt und kann per Post oder Mail an den Empfang zur Information über einen Besuch gesendet werden. Der Empfang oder der/die Berechtigten pflegen den zukünftigen Besucher mit allen Daten in das Programm ein. So könnten sich im laufe der Zeit mehrere Besucher im Programm befinden, die in naher Zukunft das Werksgelände betreten werden. Das Programm zeigt Ihnen die Anzahl von Besuchern an, die am aktuellen Tag erwartet werden. Je nach Wunsch kann das Programm zur Einsicht auch über ein Netzwerk bereitgestellt werden. So haben ausgewählte Personen einen Überblick, wer sich im Moment auf dem Werksgelände befindet. Am Tage der Fälligkeit zeigt das Programm in chronologischer Reihenfolge die Personen an, die an diesem Tag erwartet werden. Wenn der angemeldete Besucher am Empfang eingetroffen ist, muss der Besucherschein und die erforderlichen Aufklärungsformulare, nur noch ausgedruckt werden. Der Ausdruck vom Besucherschein erscheint als  DIN A4 Papier, was an der Perforationslinie getrennt werden kann.  So wird ein Formular dem Besucher ausgehändigt und ein Formular bleibt  beim Empfang ( Siehe Bilder ). Zusätzlich besteht die Möglichkeit ein Besucherausweis in Checkkartengröße zu erstellen. Dieser Ausweis kann natürlich individuell nach Ihren Wünschen gestaltet werden. Diesen Ausweis könnte der Besucher in einer  Ausweishülle mit Clip an der Brusttasche befestigen. Dadurch ist der Name vom Besucher sofort sichtbar.  So kann der Besucher bei einem Gespräch respektvoll angesprochen werden.

Meldet sich der Besucher wieder ab, wird er aus der aktuellen Besucherliste ausgebucht und automatisch in die Historienliste exportiert. So haben Sie stets einen Nachweis und eine Übersicht, über die aktuelle Anwesenheit und über die Personen die in der Vergangenheit auf dem Werksgelände waren.